九江市物业管理协会

九江市物业管理协会印章、文件管理制度

第一条为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《江西省行业协会条例》和《九江市物业管理协会章程》（以下简称《章程》），制定本制度。

第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。

第三条 本会秘书处行文使用两个文号，即“九物协×字”和“九物协秘×字”。“九物协×字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，使用该文号时需加盖本会的公章；“九物协秘×字”是以本会秘书处的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，使用该文号时需加盖本会秘书处的印章。

第四条 本会对各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条 本会以“九物协×字”发出的种类文件需经本会会长签发，以“九物协秘×字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。

第六条 本会行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条 本会各类文件行文需使用《九江市物业管理协会行文呈批表》。

第八条 本会对各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第九条 本会秘书处应根据来文来函的保密等级填写《九江市物业管理协会文件传阅处理表》，报秘书长或本会的相关领导阅批。

第十条 本会秘书处的对外发文及收文应在每年的年度终了时按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十一条 本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十二条 本会秘书处负责印章的刻制、保管和作用记录，并设专人负责此项工作。

第十三条 “九江市物业管理协会”、“九江市物业管理协会秘书处”印章使用的审批权限由本会理事会审议核定。

第十四条 本会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得将印章带离本会办公场所。

第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

第十七条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

九江市物业管理协会

二○二三年三月制订